2021-03-18
在企業的日常辦公中，HR經常要面臨大量重復性、低價值的文檔事務工作，尤其是員工數量眾多的大型企業，瑣碎的例行性文檔處理工作占據了 HR太多的時間。
基于此，贊華于2016年順應市場需求推出文檔機器人，旨在通過智能化技術手段實現自助式文檔服務，有效緩解企業 HR日常工作中面臨的文檔處理工作壓力，釋放 HR更多的精力向專業化轉型，為企業創造價值。
幾年來，贊華文檔機器人已在諸多大型和綜合型企業集團獲得成功應用。
一、主要功能：
● 整合六大功能，支持日常文檔處理的自助化服務
審批業務通常包括收、審、發三個環節。收（收集審批信息和材料）、審（審核業務是否符合審批條件）這兩個環節涉及業務指導和合規性檢查，需專業人員進行人工處理；
而“發”這個環節，大多是發放核準的批文、證明、證照等，主要業務是打印、蓋章、簽收、裝訂、歸檔等環節。此類業務具有重復性高、業務價值較低的特點。
贊華文檔機器人著重解決的，正是“發”環節的自動化，整合了打印、蓋章、簽署、掃描、裝訂、歸檔六大功能，滿足企業自助化處理日常業務的需求。
● 內置實體章，滿足合規要求
當前，電子印章尚未得到社會全面認可，政府、企業的相關部門仍只認可實體印章蓋章文件。贊華文檔機器人可內置實體印章，章盤容納印章數量可多達33枚。
用戶可根據不同業務選擇印章類型和用印位置，系統會精確控制印章機器臂，自動抓取匹配的印章，快速移至用印位置完成蓋章。
為保障用印安全，文檔機器人的所有印章均內置在密封的設備中，只有授權的管理員才可取出印章。同時，設備外部有攝像頭，業務操作均會被監控錄像。
● 支持在紙質文件直接簽署
同樣，電子簽名也尚未得到全面的認可。很多文檔如合同、保單等，還需業務辦理人在紙質文檔上簽署才能生效。
對于需要紙質簽署的業務流程，文檔機器人系統可設定簽署規則，定義簽署頁、簽署位置，自動將簽署頁傳送至簽字口；用戶簽署完一頁后，傳送裝置會自動執行下一環節，用戶繼續簽署新的簽字頁。
簽字口采用自動滑蓋半開口微凹設計，簽字頁只露出半張并放置在凹槽中，防止簽字頁被取走，保證業務安全。
● 內置紙質文檔電子化功能，方便用戶查詢
文檔機器人內置紙質文檔掃描成像功能，簽署后的紙質文檔通過高拍儀獲得電子圖像。
系統不僅會將電子圖像與用戶辦理的業務進行關聯，同時還將識別校驗文檔的要素信息，對簽署文檔進行合規性校驗，如文檔是否已被簽署、簽署的位置是否正確…，一旦發現不合規，系統將自動回收不合規的文檔，并重新打印，提示用戶重簽。
為方便業務部門和用戶查詢，機器人控制系統將包含業務信息的電子圖像傳遞給業務后臺進行數據整合。通過關鍵信息查詢，用戶可快速找到到自己所辦理簽署的業務文檔。
● 裝訂+ 歸檔，方便又快捷
對于多頁文檔，文檔機器人可根據要求進行裝訂，內置裝訂機支持上千份文檔的裝訂。
機器人支持簽字頁和非簽字頁按照順序規則進行整合，之后再裝訂成一份文件；同時也支持一式多份業務，比如合同，一份裝訂后交付給客戶拿走，一份裝訂后歸檔。
設備可內置多達5個暫存箱，暫存不同業務的歸檔文件，最大暫存箱可容納200份10頁的文檔。
機器人還可配置文檔存入暫存箱的編號規則，方便業務人員直接進行文件的歸檔管理。
二、實施效果：
根據對已上線項目的客戶綜合滿意度來看，文檔機器人帶來的成效是顯而易見的：
● 對于 HR
市場競爭和人才競爭的加劇需要HR投入更多的精力真正為企業創造價值，而日常繁瑣的重復性文檔工作占據了HR太多時間。文檔機器人使 HR面臨的低價值文檔處理壓力得到有效緩解。
● 對于員工
效率至上的時代，員工需要的是更靈活、更快捷的日常文檔服務。無需等候，7*24小時在線的文檔機器人，改變了過去經常需要等待，需要走流程審批蓋章而獲取各類證明文件的種種不便，為員工帶來極大便利。
● 對于企業
文檔機器人在提高效率，節省人力，降低成本等方面的優勢，已在項目運行中得到印證。智能化時代，文檔機器人也為企業的轉型發展提供了有力支持。
三、部分應用案例：
1、某世界500強企業：集團本部及全國各地分公司部署文檔機器人。
2、某大型航空公司：目前文檔機器人已陸續增加至20多臺
3、某大型能源集團：員工服務中心的全功能型贊華文檔機器人運行良好
4、某大型國際機場：全功能小型文檔機器人2021年初已成功上線
……
如需了解文檔機器人更多信息，歡迎瀏覽產品信息頁面：http://www.nikoyo.com.cn/column/goods?type=productDetails&id=93
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